Information System

Kamis, 19 Februari 2009

DEFINISI SISTEM

DEFINISI SISTEM
Konsep sistem telah diambil oleh ilmu sosial dari ilmu pasti, secara khusus dari fisika yang yang berhubungan dengan materi, energi, gerak, dan kekuatan. Semua konsep ini lebih diarahkan pada suatu pengukuran yang pasti dan mengikuti aturan-aturan tertentu. Ada yang mendefinisikan sistem dalam konteks pasti dan dalam persamaan matematis yang menjelaskan hubungan tertentu antara beberapa variabel. Namun konsep ini sangat sedikit diadopsi oleh para ahli dibidang sosial karena variabel-variabelnya sangat kompleks dan sering sangat multidimensional. Konsep yang akan diberikan berikut adalah verbal, namun walaupun demikian konsep ini sedikit pasti.
A system is an organized or complex whole: an assemblage or combination of things or parts forming a complex or unitary whole. (Johnson et. all, p.5,1973). Selanjutnya menurut Ludwig Von Bertalanffy, "Systems are complexes of elements standing in interaction. A system is a complex of interacting elements. Systems are complexes of elements in interactions, to which certain laws can be applied". ( Disarikan oleh Winardi, Pengantar Teori Sistem dan Analisis Sistem, hal.l29, 1980). Sedangkan AD. Hall / Refagen mendefinisikan sebagai berikut : A system is a set of objects together with relationships between the objects and between their attributes. (hal.l29).
Dari berbagai definisi di atas dapat dikatakan bahwa suatu sistem adalah merupakan kumpulan dari objek-objek bersama-sama dengan hubungannya, antara objek-objek dan antara atribut mereka yang dihubungkan dengan satu sama lain dan kepada lingkungannya sehingga membentuk suatu kesatuan yang menyeluruh (Whole). Untuk lebih menjelaskan arti menyeluruh dari berbagai definisi di atas, berikut ini akan diuraikan lebih lengkap unsur-unsur dari definisi tersebut aurora lain, kumpulan, objek, hubungan, atribut, lingkungan, dan menyeluruh .
KUMPULAN.
Konsep kumpulan dalam definisi di atas adalah untuk mengartikan bahwa adanya kumpulan elemen-elemen atau objek dengan suatu kerangka yang baik. Perlu ditambahkan bahwa kumpulan dalam konteks ini bukan koleksi dari objek seperti susunan humf-huruf, melainkan suatu susunan yang mampu menyatakan bahwa suatu elemen harus merupakan bagian dari sistem.
OBJEK
Menurut pandangan statis objek dari sistem harus menjadi bagian dimana suatu sistem berada. Namun demikian, menurut pandangan fungsional bahwa objek dari sistem adalah fungsi-fungsi dasar yang dibentuk oleh bagian-bagian sistem. Ada tiga jenis objek yaitu: Inputs, Processes, and Outputs (Schoderbek et.all, p.13, 1985)
��Input. Input merupakan bagian awal dari sistem yang menyediakan kebutuhan operasi bagi sistem. Input ini akan berbeda-beda sesuai dengan

sasaran operasi dari suatu sistem, misalnya bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi, bahan kuliah untuk digunakan dalam pembelajaran. Namun demikian, adakalanya untuk operasional dari sistem dibutuhkan berbagai input yang berbeda satu sama lainnya.
��Proses. Proses merupakan cara untuk merobah input menjadi suatu output. Proses ini misalnya yang dilakukan mesin, tugas yang dilakukan oleh anggota dari organisasi, dan lain-lain. Namun demikian, dalam situasi tertentu, proses tidak dapat diketahui secara detail karena transformasi yang dilakukan terlalu kompleks. Kombinasi input yang berbeda, atau urutan pemakaiannya yang berbeda mungkin akan menghasilkan output yang berbeda. Misalnya, banyak pimpinan organisasi tidak dapat menentukan hubungan antara berbagai komponen dari sistem sehingga dia tidak dapat mengerti faktor mana yang dominan dalam mencapai sasaran perusahaan.
��Output. Output mungkin dapat berbentuk fisik maupun non fisik. Misalnya produk, informasi, dan lainnya. Output ini adalah hasil operasi dari proses, sasaran dimana sistem berada. Namun perlu ditambahkan bahwa kadang output ini akan menjadi input bagi sistem yang lain, misalnya informasi output yang dihasilkan dari proses data yang selanjutnya dapat digunakan oleh pengambil keputusan atau orang sebagai input untuk melakukan sesuatu.


HUBUNGAN
Hubungan adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara bersamasama. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. Walaupun setiap hubungan adalah unik atau tergantung pada suatu kumpulan objek tertentu, jenis hubungan ini masih banyak ditemukan didunia empiris. Misalnya suatu hubungan dimana suatu sub-sistem tidak dapat berfungsi secara mandiri, artinya tergantung pada sub-sistem lain (tidak ada penjualan-tidak ada produksi). Hubungan yang lain adalah hubungan yang sinergy dimana semua subsistem yang tidak terikat dioperasikan bersama untuk menghasilkan total output yang lebih besar dibandingkan jika sub-sistem tersebut beroperasi secara sendiri-sendiri.
ATRIBUT
Atribut adalah yang dimiliki oleh objek dan hubungan. Atribut ini mempunyai sesuatu wujud yang diketahui, dicari, atau diperkenalkan dalam suatu proses, misalnya mesin memilik attributes nomor mesin, kapasitas, umur ekonomis dan lain-lain. Atribut dari suatu objek sistem sangat perlu diartikan dan disertai dengan ciri-cirinya agar dapat digunakan sebagai implikasi dalam menentukan apakah sistem itu akan didisain atau langsung dapat digunakan.
LINGKUNGAN
Setiap sistem memiliki sesuatu internal dan sesuatu ekstemal pada dirinya. Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem, sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya. Oleh karena itu, lingkungan dapat dipertimbangkan untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. Di Samping berada diluar, sistem juga harus mengungkapkan pertimbangan dan pengaruh besar terhadapnya. Sebaliknya, segala sesuatu dalam hal eksternal universal terhadap sistem harus merupakan lingkungan sistem yang harus diprogramkan ke dalam
kerangka kerja pemecahan masalah sistem. Ada dua bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yaitu: lingkungan musti diatas pengawasan sistem dan musti mengungkapkan determinan penentu terhadap kinerja sistem.

WHOLE (MENYELURUH).
Konsep menyeluruh whole) melihat hubungan seeara keseluruhan, hubungan antara bagian-bagian, interaksi keseluruhan dengan lingkungan, penciptaan dan elaborasi struktur-struktur, evolusi adaptif, dalam upaya mencapai tujuan dan pengendalian arah. Konsep ini mengungkapkan bahwa "The whole is greater than the sum of it parts" (Winardi, hal.133). Oleh karena itu, whole(menyeluruh) lebih dari pada agregat bagian-bagian karena whole adalah suatu kerangka kerja bebas dimana bagian-bagian melakukan peran-peran tertentu.
Dari berbagai definisi dan penjelasan definisi di atas dapat digambarkan bahwa sistem itu dapat dianggap sebagai sesuatu yang memiliki bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang dijalankan atau dioperasikan dalam rangka mencapai tujuan/sasaran.
Namun demikian, sistem ini dapat dilihat dari berbagai sudut pandang antara lain:
I abstrak dan konkrit, mekanistik dan organistik, sederhana dan kompleks, terbuka dan tertutup, clan sebagainya. Sehubungan dengan ini, tidak ada yang menyatakan bahwa sistem itu benar atau salah. Yang menjadi pokok persoalan adalah apakah sistem itu dapat diaplikasikan atau tidak.
Dari berbagai pandangan tentang sistem di atas, sistem terbuka dan tertutup merupakan sistem yang paling mendasar dan paling banyak dipergunakan. Pembagian atas terbuka atau tertutup hanya didasarkan pada ketersediaan sumberdaya.
Sumberdaya dari sistem adalah segala sesuatu yang dibutuhkan oleh sistem untuk melakukan kegiatan-kegiatan dalam merealisasi tujuan. Sumberdaya ini termasuk orang/manusia, uang, fasilitas dan peralatan, proses teknologi, informasi, dan berbagai sumberdaya lain diluar manusia. Selanjutnya jika dibedakan antara terbuka dan tertutup, maka berikut ini diambil definisi dari beberapa pakar. Open system is system which maintains it self while the matter and energy which enter it keep changing. The system is infuenced by, and influences, its environment and reaches a state of dynamic equilibrium in this environment. A Closed system has no interaction with its environment( Johnson etall, p.1l-12). Pendapat lain mengemukakan bahwa, sistem tertutup (Closed System) merupakan sebuah sistem yang terisolasi sama sekali daripada lingkungannya, sedangkan sistem terbuka (Open System) terus-menerus melaksanakan pertukaran informasi dengan lingkungannya (Winardi, hal. 138-139).
Berdasarkan pengertian di atas dapat disarikan bahwa sistem tertutup apabila semua semua sumberdaya yang dibutuhkan oleh sistem dapat dipenuhi dari dirinya sendiri, tidak ada tambahan sumberdaya dari lingkungan yang masuk ke dalam sistem, atau batas-batasnya tertutup bagi pertukaran informasi dan energi lingkungan. Sedangkan sistem terbuka memasukkan sumberdaya dari lingkungan, merobah sumberdaya ini menjadi suatu output yang berguna, dan mengirim kembali output tersebut ke lingkungan, atau dapat dikatakan bahwa siklus input-transformasi-output berjalan secara kontinu.

Walaupun di atas telah ditelusuri pengertian sistem dan unsur-unsur penting didalamnya serta keterkaitannya dengan lingkungan, namun perlu juga ditelusuri gambaran sifat-sifat yang terkandung dalam sistem tersebut. Adapun sifat-sifat sistem yang dikutip dari Makalah Winardi, Pendekatan Sistem Dalam Bidang Manajemen, LAN, 1995, adalah :
1. Suatu sistem selalu terdiri dari atas lebih dari satu bagian (subsistem).
2. Sistem tertentu selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar (Supersystem).
3. Sistem dapat bersifat tertutup atau terbuka.
4. Setiap sistem memiliki batas-batas sistem.
5. Sistem tertutup mempunyai kecenderungan untuk mengalami kemunduran (Entropi)
6. Rasio antara input dan output sistem, perlu untuk mempertahankan berbagai macam keseimbangan sistem itu sendiri demi mempertahankan kelestarian hidupnya. (Keseimbangan Dinamis)
7. Sistem memerlukan "Feed-Back", guna mengendalikan keseimbangan tersebut.
8. Perubahan cepat pada lingkungan sistem, memaksa sistem yang bersangkutan untuk meningkatkan kewaspadaannya terhadap perubahan. Perlu pengembangan sarana yang disamping peningkatan mutu juga memerlukan spesialisasi dan differensiasi yang terjadi pada subsistem.
9. Akibat spesialisasi dan differensiasi, struktur sistem itu sendiri harus pula mengalami perubahan. Akibat lain: Batas sistem perlu diperluas.